タスク管理アプリのおすすめ5選を紹介！選び方のコツまで徹底解説

「タスクが多すぎて整理が追いつかない」「チームでの進捗が把握しきれない」といった課題は、多くのビジネスシーンで直面する問題です。こうした状況を改善し、効率よく業務を進めるために役立つのが「タスク管理アプリ」です。

そのために役立つのが「タスク管理アプリ」です。本テキストでは、タスク管理アプリの概要やメリット、選び方のポイントを解説するとともに、おすすめのアプリを5つご紹介します。

• タスク管理アプリとは
• タスク管理アプリを利用するメリット
• タスク管理アプリの選び方
• おすすめのタスク管理アプリ5選
• タスク管理アプリのおすすめまとめ

タスク管理アプリとは、ビジネスにおいて発生するタスク、つまり「やるべきこと」を整理し、効率的に管理するためのツールです。

タスクの登録、優先順位の設定、進捗状況の共有などを一元管理できるため、個人だけでなくチームでの業務にも大きな効果を発揮します。特にクラウド型のタスク管理アプリは、リアルタイムで情報を共有できるため、リモートワークや多拠点での業務にも対応可能です。現代の働き方に欠かせないツールと言えるでしょう。

タスク管理アプリを利用するメリットは、以下の通りです。

• 業務効率化につながる
• やるべきことを可視化できる
• マネジメントの効率化ができる
• チーム内で情報を共有しやすい

| 業務効率化につながる

タスク管理アプリを使用することで、日々の業務を効率的に進めることができます。例えば、タスク管理アプリにはタスクに優先順位をつける機能がついていることが多いので、優先順位を明確にすることで無駄な業務を減らし、重要なタスクに集中する環境を作ることが可能です。

また、繰り返しの業務や期日が設定されたタスクに対して自動的にリマインダーを送るなどの機能を活用すれば、業務効率がさらに向上します。

タスク管理アプリを活用することでチーム全体での作業分担がスムーズになり、生産性の向上が期待できるでしょう。

| やるべきことを可視化できる

タスク管理アプリの大きな利点の一つは、やるべきことを明確に視覚化できることです。

タスクをリストやカレンダー形式で視覚的に管理することで、全体像が把握しやすくなります。 やるべきことが明確になるため、混乱を避け、計画的に業務を進められます。特にプロジェクト全体のタスクを俯瞰することで、進捗状況やボトルネックとなっている箇所を早期に特定することができます。 このような「見える化」による管理は、スケジュール遵守にも大いに役立ちます。

| マネジメントの効率化ができる

タスク管理アプリは個人の生産性向上だけでなく、チームや部門全体のマネジメントにも大きく貢献します。

クラウド型のアプリであればプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで把握できるため、リソースの最適配分やスケジュール調整がスムーズに行えます。

マネージャーはタスクの進捗データを基に的確な指示を出すことができるため、チーム全体のパフォーマンスを最大化することにつながります。また、プロジェクト全体のリスクを早期に発見し、対策を講じることも可能です。

| チーム内で情報を共有しやすい

効果的なチームワークの鍵は、円滑な情報共有にあります。タスク管理アプリはこの点で大きな役割を果たします。

クラウド型のタスク管理アプリでは、タスクの情報や進捗状況をチーム全員とリアルタイムで共有することができます。コミュニケーションが改善され、全員が共通の認識を持つことで業務を円滑に進めることができます。

例えば、タスクの進行状況や変更点を即座に更新し、メンバーに通知することで、情報の行き違いなどを防ぎます。特にリモートワーク環境下では、こうした情報共有の効率化が大きなメリットとなります。

タスク管理アプリは数多く存在し、それぞれに特徴があります。自分や組織に最適なアプリを選ぶためには、いくつかの重要な点を考慮する必要があります。この項では下記の3つのポイントを解説します。

• 求めている機能があるか
• 操作性が高いか
• 有料か無料か

| 求めている機能があるか

タスク管理アプリを選ぶ際、最も重要なのは必要な機能が備わっているかどうかです。

そのため、まずは、必要な機能を明確にすることが必要です。

単純なタスク整理だけでよい場合もあれば、プロジェクトの進捗を視覚的に確認する機能や、リソース配分を管理する機能が求められる場合もあります。また、業務で使用している他のツールとの連携機能や通知機能なども重要なポイントです。自分たちの業務に必要な要件を整理し、それを満たすアプリを選びましょう。

| 操作性が高いか

どんなに機能が充実していても、使いにくいアプリでは効果が半減してしまいます。操作性の高さは重要な選択基準の一つです。

直感的に操作できるアプリを選ぶことで、導入時の学習コストなどの負担を軽減することができます。特に、チーム内にITリテラシーが高くないメンバーがいる場合は、導入後のスムーズな定着のためにもUI/UXを重視することが必要不可欠です。

また、モバイル版やデスクトップ版など、複数のデバイスでの利用を考慮することも重要です。例えば、どのデバイスでも同じ感覚で操作できるアプリなら、メンバーの持つ端末によって操作性が変わることがありません。長期的な生産性の観点からも、UI/UXはこだわって選ぶと良いでしょう。

| 有料か無料か

タスク管理アプリを選ぶ際、コストも重要な考慮事項です。無料版と有料版の違いを理解し、自分のニーズに合ったものを選びましょう。

無料版と有料版では、それぞれ機能やサポート内容が異なります。個人や少人数のチームで基本的な機能だけ使うというケースであれば無料版でも問題ありませんが、無料の場合はメンバー数やプロジェクト数などが制限されることもあるため、目的や用途に応じてプランを検討しましょう。

プロジェクト全体の管理や高度な分析を行う場合は有料プランが必要な場合が多いです。とはいえ、不要な機能が多いとかかるコストも無駄になってしまいますから、チーム規模や利用頻度に応じて費用対効果についてしっかりと検討することが大切です。

無料でフル機能が使える試用期間が設定されている場合もありますので、まず試してから選ぶのがおすすめです。

数ある中から、特に優れたタスク管理アプリを5つ選びました。それぞれの特徴を見ていきましょう。こちらの内容は2024年12月29日時点のものとなります。

• Google ToDoリスト
• Notion
• Todoist
• Trello
• Asana

| Google ToDoリスト

引用：https://thetodo.net/ja/

Google Workspaceと完全連携できるシンプルなタスク管理アプリです。GoogleカレンダーやGmailと同期することで、スケジュール管理を強化し、全体の業務効率を向上させます。操作性が非常にシンプルで、Googleの各ツールに慣れていれば、かなり使いやすいアプリと言えるでしょう。

初めてタスク管理を導入するチームにも適しています。軽量かつ迅速にタスクを登録できるため、日々の業務にすぐに馴染むでしょう。

Google ToDoリストの料金は無料ですが、Googleアカウントの登録・利用が必須となります。

| Notion

引用：https://www.notion.com/ja

オールインワンのタスク管理アプリであるNotionは、タスクだけでなくデータベースやメモ、ナレッジ管理など幅広い機能を備えています。テンプレートを利用すれば、カスタマイズ性も高まり、自分たちの業務に最適化した管理が可能です。特に複雑なプロジェクトを扱うチームや、柔軟性を求める利用者におすすめのツールです。

無料プランと有料プランがあり、無料のフリープランは10名までゲストを招待することができ、ページ履歴は7日間までと制限されています。

有料プランには1ユーザーあたり月額1,650円のプラス、1ユーザーあたり月額2,500円のビジネス、見積もりが必要なエンタープライズ、と3つのプランがあります。また、AIアシスタントを別料金（1ユーザーあたり月1,350円）で追加することもできます。

プラスは無料プランの機能に加えて、ページ履歴が30日間、100名のゲストを招待することができ、ファイルアップロードは無制限。チームで使える無制限のブロックも用意されています。ビジネスはプラスの機能に加えてPDFの一括エクスポート機能や高度なアナリティクス機能、ページ履歴は90日間、250名のゲストを招待可能です。

エンタープライズはビジネスの全機能に加え、高度なセキュリティや無制限のページ履歴などをフルで使うことができます。

| Todoist

引用：https://www.todoist.com/ja

シンプルさが最大の特徴であるTodoistは、個人から小規模チームまで幅広く利用されているタスク管理アプリです。

タスクの優先順位設定やラベル付けなど基本的な機能が揃っており、一か所に必要なタスク全てをまとめることができ、効率的にタスクを整理することが可能です。また、デスクトップPC、Android、iOS、ウェアラブル端末など、さまざまなデバイスから利用できる点も大きな魅力です。シンプルさと機能性のバランスを重視する方に最適です。

無料プランと、有料プランであるプロ、ビジネスの、合計3種類のプランがあります。

無料プランではアカウント1つと5件の個人プロジェクト、タスクリマインダーやメール・カレンダーとの連携など、機能はかなり絞られている印象です。

プロプランは個人プロジェクトの件数が300、タスクの所要時間表示やタスクリマインダーのカスタムも可能となっており、アクティビティ履歴の期限はありません。また、AIアシスタントもついています。

ビジネスプランはプロプランの機能に加えて共有のチームワークスペース、最大500件のチームプロジェクトや共有のテンプレートなど、チームでの活用に向いたプランとなっています。

プロプランは1ユーザーあたり年払いで5,856円で、これは月額にすると488円となります。ビジネスプランは1ユーザーあたり年払い8,256円で、月額にすると688円となります。

| Trello

引用：https://trello.com/ja

カード形式でタスクを管理できる、シンプルで視覚的なツールです。プロジェクトをボードに分け、各タスクをカードとして管理することで、進捗状況が一目でわかります。チーム全員がアクセスしやすく、変更内容もすぐに共有可能です。特に、クリエイティブなプロジェクトや、大規模なタスクを扱う際に役立つアプリです。

無料プランはメンバーが10人に制限されます。有料プランは年払の場合、月額で1ユーザーあたり5ドルのスタンダード、年払の場合、月額で1ユーザーあたり10ドルのプレミアム、年払の場合、月額で1ユーザーあたり17.5ドルのエンタープライズがあります。

スタンダードは無料版の機能に加えてボードやストレージの制限がなくなり、カスタムフィールドの使用などの機能が追加されます。プレミアムはそれに加えてデータのエクスポートや、サポートが手厚くなるなどのメリットがあります。エンタープライズは中規模〜大規模な組織に適したプランで、高度なセキュリティなどが追加されます。

| Asana

引用：https://asana.com/ja

プロジェクト管理に特化したAsanaは、タスクの割り当てや進捗状況の可視化が簡単に行えます。ガントチャート形式やカレンダー形式でプロジェクトを俯瞰できるため、大規模なプロジェクト管理に最適です。また、通知機能やファイル共有機能も充実しており、効率的なチームワークを実現します。

無料プランのパーソナルがあり、有料プランにはスターターとアドバンスドがあります。スターターは年払で1ユーザーあたりの月額が1,200円、アドバンスドは年払で1ユーザーあたりの月額が2,700円となっています。

無料プランはメンバー数には最大10名の制限があるものの、タスクやプロジェクト、メッセージ、ストレージなどを無制限で使うことができます。

スタータープランではメンバー数の制限は500名となり、AI機能や高度な検索機能、タイムラインやガントチャートなどの可視化機能が充実。非公開チームなども作成できます。

アドバンスドプランでは目標の設定や100件のポートフォリオ、校正機能やレポート機能なども追加され、セキュリティ機能も強化されます。

| タスク管理アプリ比較表

タスク管理アプリは、業務効率化や進捗状況の把握、チーム内でのスムーズな情報共有を実現するための強力なツールです。活用することで、業務の効率化だけでなく、プロジェクト全体の進行を計画的かつスムーズに進めることが可能になります。

今回ご紹介した5つのアプリは、それぞれ異なる強みを持っており、業務内容やチームの規模に応じて最適なものを選ぶことで、進捗状況を把握しやすくし、チーム内での円滑な連携を実現します。

プロジェクトの成功には、適切なタスク管理に加え、質の高いリソースや人材の確保が欠かせません。特に国内で必要なスキルを持つ人材を見つけるのが難しい場合、オフショア開発が有力な選択肢となります。優れたオフショア開発企業と協力することで、リソースの不足を補い、プロジェクトの質と効率をさらに高めることが可能です。

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