最終更新日:2025/01/14
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共有フォルダは複数のユーザー間でファイルを簡単に共有することのできる便利なツールです。
本記事では、共有フォルダの基本から作り方、そしてアクセスできない場合の対処法まで、わかりやすく解説していきます。
共有フォルダの基本情報
ビジネスの現場で欠かせないツールとなっている共有フォルダ。その基本的な情報を押さえておくことで、業務効率を大幅に向上させることができます。
この項では下記の2点について詳しく解説します。
- 共有フォルダとは何か？
- 共有フォルダの利用シーン
共有フォルダとは何か？
共有フォルダは、複数のユーザーが同じネットワークを通じてアクセスできるように設定されたフォルダのことです。アクセス権限があれば異なるデバイスからも閲覧や編集が可能で、プロジェクトチームなど情報をスムーズに共有することが必要な業務の効率化に役立ちます。
共有フォルダはユーザーのPCやサーバーに保存されるものもありますが、近年はクラウド上に共有フォルダを作り、活用することも一般的になっています。
共有フォルダの利用シーン
共有フォルダは、さまざまなビジネスシーンで活用されています。
資料や進捗レポート、大容量ファイルなどを共有することで、メンバー間の情報共有をスムーズにし、プロジェクトの作業効率を大幅に向上させます。
また、異なる部署間でも、必要なデータを共有する手段として共有フォルダが活躍します。
どこにいてもリアルタイムでファイルにアクセスできる共有フォルダは、テレワーク・リモートワークなど遠隔業務の効率化にも役立ちます。
アクセス権限を設定することで不要なデータの閲覧を防ぎ、情報漏えいリスクを低減するなど、データセキュリティの面でも優れた利便性があります。
共有フォルダの作り方
Windowsで共有フォルダを作成する方法は、使用しているバージョンによって若干異なります。ここではWindows10とWindows11それぞれの共有フォルダの作り方について簡単に解説します。
Windows10の共有フォルダの作り方
Windows10では、下記のいずれかの方法でフォルダを共有フォルダにすることができます。
- 共有したいフォルダを右クリックし、[アクセスを許可する] > [特定のユーザー] の順に選択
- もしくは、ファイルを選択し、エクスプローラーの上部にある [共有] タブを選んで、[共有] セクションの [特定のユーザー] を選択
特定のユーザーのみに共有したい場合は、ファイルを共有するネットワーク上のユーザーを選択します。ネットワーク上のユーザー全てに共有する場合には[すべてのユーザー] を選択してすべてのネットワークユーザーにファイルへのアクセス権を付与します。
フォルダーを共有すると、その中にあるファイルがすべて共有されます。
Windows11の共有フォルダの作り方
Windows11では、下記の方法でフォルダを共有フォルダにすることができます。
フォルダを右クリックし、[その他のオプションを表示] > [アクセスを許可] > [特定のユーザー] の順に選択します。
特定のユーザーのみに共有したい場合は、ネットワーク上のユーザーを選択します。ネットワーク上のユーザー全てに共有する場合には[すべての ユーザー] を選択してすべてのネットワーク ユーザーにファイルへのアクセス権を付与します。
フォルダーを共有するとそのフォルダ内にあるファイルがすべて共有されます。
共有フォルダにアクセスできない原因
共有フォルダは便利なツールですが、時としてアクセスできない問題が発生することがあります。ここでは下記の4つの原因について解説します。
- ファイルサーバーに問題がある
- ネットワークに問題がある
- PCに問題がある
- アクセス権限に問題がある
ファイルサーバーに問題がある
共有フォルダへのアクセス障害の一因として、ファイルサーバーの問題が挙げられます。
例えば、ファイルサーバーが停止している、もしくは障害が発生している場合には共有フォルダにアクセスすることができません。設定変更やサーバメンテナンス中の場合も同様です。
メンテナンスの日時を確認したり、サーバーを管理している企業に問い合わせしたり、サーバーが故障している場合は修理を依頼する、などの対応が必要です。
ネットワークに問題がある
ネットワークの不具合も、共有フォルダへのアクセスを妨げる大きな要因の一つです。
ネットワーク接続が不安定、LANケーブルが正しく接続されていない、Wi-Fiの信号が弱い、あるいはVPN設定に問題がある場合、共有フォルダへの接続ができなくなる可能性があります。
共有フォルダにアクセスできない場合は、ネットワークに問題がないかも確認してみましょう。
PCに問題がある
時には、アクセスしようとしているPC側の問題が原因で共有フォルダにアクセスできないことがあります。
PC側の原因としては、IPアドレスの競合やネットワーク設定の不備、セキュリティソフトやファイアウォールの影響が考えられます。PCの再起動、修復、または修理などが対策方法となります。
アクセス権限に問題がある
共有フォルダにアクセスするには、適切なアクセス権限が必要です。管理者がユーザーアカウントに対して適切な権限を設定していない場合、フォルダへのアクセスが制限されてしまいます。
共有フォルダにアクセスできない場合は、今一度、アクセス権限についても確認してみましょう。
共有フォルダにアクセスできないときの対処法
共有フォルダへのアクセスに問題が生じた場合には、想定される複数の原因を切り分けて特定し、適切な対処を行うことが重要です。ここでは、具体的な対処法を解説します。
ファイルサーバを確認する
まず最初に、ファイルサーバーの状態を確認することから始めましょう。
サーバーが正常に稼働しているかを確認し、正常に作動していない場合はマニュアルをもとに、エラー状況にあわせた対処を行ってください。マニュアルに沿った対応でも問題が解決できない場合はIT部門や管理者に復旧を依頼します。メンテナンス中でないことを確認することも重要です。
ネットワークを確認する
ネットワークの状態が共有フォルダへのアクセスに影響を与えている可能性があります。次のステップとしてネットワークの確認を行いましょう。
LANケーブルやWi-Fiの接続を確認し、ネットワークが正常に動作しているかチェックします。また、PCのネットワークがプライベートネットワークになっているかも確認しましょう。
PCを再起動・ネットワーク設定を確認する
PCの再起動やネットワーク設定の確認は、多くの問題を解決する簡単かつ効果的な方法です。
PCを再起動し、再度ネットワークの設定を確認します。また、セキュリティソフトやファイアウォールがブロックしていないかも確認してください。
アクセス権限の付与を依頼する
すべての設定が正しいにも関わらずアクセスできない場合は、アクセス権限の問題も考えられます。管理者に問い合わせて権限を確認し、付与されていない場合は必要な権限を付与してもらいましょう。
共有フォルダの作り方まとめ
共有フォルダは、効率的な情報共有とデータ管理を可能にする重要なツールです。アクセスできないトラブルが発生した場合でも、原因を特定して適切に対処を行えば、迅速に解決することができます。共有フォルダを活用し、業務の効率化と生産性向上を目指しましょう。
共有フォルダは遠隔地のメンバーとも情報を共有できる便利なツールであり、オフショア開発など、海外とのやり取りにも活用することができます。
今回はネットワーク共有フォルダについての解説が主でしたが、近年はクラウド型の共有フォルダを活用することも一般的になっており、こちらはより簡単に情報を共有することができます。
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