進捗状況の確認の方法は？マナーや注意点、進捗管理のツールも紹介！

プロジェクトにおいて重要な『進捗管理』。進捗管理をしないと、納期の遅延やさまざまなトラブルが起きてしまいます。
本テキストでは『進捗管理』の重要性や確認の方法、注意するポイントやおすすめのツールなどを解説していきます。

進捗状況とは、プロジェクトやタスクの進行具合のことであり、進捗状況を確かめることで計画に対してどの程度進んでいるかを確認することができます。

これにより、作業がスケジュール通りに進んでいるか、問題が発生していないかを把握することができます。特にビジネスやチームでのプロジェクトでは、進捗状況を正確に把握することが、目標達成や納期厳守に大きく影響します。

進捗状況は口頭やメール、チャットなどで確認され、基本的にはチームのリーダー格が報告を求め、メンバーがそれに答える形をとることが多いですが、一定期間ごとにミーティングなどで進捗状況を報告することも。

進捗状況を把握することのメリットは主に下記の2つです。

• 納期の遅延を防止できる
• 問題が早急に発見できる

メリット①｜納期の遅延を防止できる

プロジェクトにとって重要な納期ですが、進捗状況をしっかり確認しておかないと納期が遅延してしまうことも。
進捗状況を把握することで、タスクの進行具合を定期的に確認し、必要に応じて調整を行うことが可能です。予定より遅れている箇所に対して優先順位を見直すなど、適切な対策を講じることで納期の遅延を防止できます。

メリット②｜問題が早期に発見できる

進捗状況を定期的にチェックすることで、プロジェクト内で発生する問題や障害を早期に発見し、リスクを軽減できます。
問題が早期に発見されることで、スケジュールの再調整や追加の人員配置などの措置を迅速に行い、重大なトラブルに発展するのを防ぐことができます。

進捗状況を把握することのメリットは主に下記の2つです。

先述したように、進捗状況を確認する方法には口頭やメール・チャットなどさまざまな方法があります。ここでは下記の3つの方法について解説します。

• 口頭
• メール・チャット
• 進捗確認ツール

方法①｜口頭

最もシンプルな進捗確認方法は、口頭での報告です。チーム内で定期的なミーティングや報告会を行い、メンバー同士で進捗状況を共有する、といった時に口頭で報告することが多いでしょう。
この方法は準備不要で緊急時にもすぐ確認できること、直接的で迅速なフィードバックを得られるなどの利点がありますが、口頭での説明だけでは正確に伝わらないことがあるため、正確な記録を残すために議事録の作成や、報告後にメールなどで文章として残すことが重要となります。

方法②｜メール・チャット

メールやチャットなら、進捗状況を記録に残しながら報告・確認することができます。あとで確認する際にも内容が整理された形で残っているので、複雑なプロジェクトや長期的な案件には非常に有効です。
ただし、口頭での報告に比べて手間がかかることと、しっかり整理しておかないと管理が煩雑になり、あとで確認することが難しくなるといったデメリットもあります。報告する側は必要事項を簡潔に伝えることが重要ですし、管理する側は情報の整理が大切です。

方法③｜進捗管理ツール

進捗管理ツールを使用することで、チーム全体の進行状況を一元管理し、リアルタイムで更新や確認をすることができます。
ツール上で各タスクの進行度を可視化できるため、問題の発見やリソースの調整が簡単にできるのが嬉しいポイントですが、メールやチャットと同じくまとめる手間がかかるのと、ツールによってはコストがかかるのがデメリットです。

進捗状況を把握することのメリットは主に下記の2つです。

先述したように、進捗状況を確認する方法には口頭やメール・チャットなどさまざまな方法があります。ここでは下記の3つの方法について解説します。

進捗状況を確認する際に気をつけておきたいポイントは主に下記の3つです。

• 余裕をもって確認する
• 頻繁な確認を避ける
• メールマナーを意識する

余裕をもって確認する

進捗状況の確認はスケジュールに余裕をもって行うことが重要です。納期直前の確認で遅延が判明した場合、対応が間に合わないこともありますので、遅延があっても対応できる余裕をもって早めに確認を行いましょう。

頻繁な確認を避ける

頻繁な確認は急かしている印象を与え、メンバーに不要な負担をかけ、作業の進行を妨げる恐れがあります。進捗確認は定期的に行うべきですが、あくまでも信頼関係を尊重したコミュニケーションを心掛けることが大切です。また、相手のレスポンスが悪い場合は口頭で確認するなどの工夫も必要です。

メールマナーを意識する

ビジネスマナーはビジネスのどんな局面でも必要なものですが、メールなど文章だけのコミュニケーションは時に誤解を生むこともあるため、メールやチャットで進捗状況を確認する際には特にマナーに気をつける必要があります。
丁寧な表現を心掛け、件名や内容をわかりやすく簡潔にまとめ、かつ行き違いの可能性を考慮し、相手に失礼のないように言葉遣いにも気をつけましょう。 返信期限を設ける際には、余裕を持ったスケジュールを設定し、返信を促す文章も記載することが望ましいです。

進捗管理ツールにはさまざまなものがありますが、中でも代表的な下記の5つのツールを今回はご紹介します。

• Asana
• Backlog
• Octpath
• Jooto
• Trello

ツール①｜Asana

Asanaはタスク管理やプロジェクト進行を一元管理できる有名な進捗確認ツールです。タスクの進行状況や優先度を視覚的に確認できるため、大規模なプロジェクトでも効率的に管理できます。また、チーム全体でのコミュニケーションもスムーズに行える機能が充実しています。カスタマーサクセスやコミュニティがあるのも嬉しいポイント。

少人数のチームであれば無料プランでもじゅうぶんに使うことができます。

引用：https://asana.com/ja

ツール②｜Backlog

ツール上で開発の進捗が把握できる機能があるBacklogは、技術者向けのプロジェクトに最適な進捗確認ツールです。 無料プランはありませんが、無料お試し期間が30日となっていて、お試し期間のデータは正式導入の際に引き継ぐことができます。 サポートももちろんあり、導入支援プログラムなども用意されています。

引用：https://backlog.com/ja/

ツール③｜Octpath

Octpathは、シンプルで直感的なインターフェースを持つ進捗管理ツールです。あらゆる業務をこれだけで一元管理できるため、作業手順が複雑な業務の管理に向いています。 無料プランはなく、15日の無料トライアル期間が設けられていて、本利用時にデータの移行も可能です。導入のサポートも行ってくれるので安心ですね。

引用：https://octpath.com/

ツール④｜Jooto

Jootoは、カンバン方式でプロジェクト管理ができるツールです。タスクをボード上で視覚的に管理できるシンプルなデザインが特徴です。無料プランでも基本的な機能を利用できる点も魅力です。ヘルプセンターや問い合わせフォームから気軽に相談ができるようになっています。

引用：https://www.jooto.com/

ツール⑤｜Trello

Trelloは、視覚的なタスク管理を重視したツールで、ボードを使ってプロジェクトの進行状況を整理できます。個人からチームまで幅広く利用されているツールで、無料プランもあります。サポートサイトも充実しています。

引用：https://trello.com/ja

ビジネス全般において必要不可欠な進捗確認は開発においても重要な存在です。近年すっかり一般的になったオフショア開発においても進捗確認は欠かすことのできないものです。海外だからこそ、しっかりとコミュニケーションをとって円滑にプロジェクトを進めていきたいですね。

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